Mein Tag in einem Malerbetrieb

31.10.2012

Mein Tag in einem Malerbetrieb in Bremen

Beratung im Handwerk

Am Montagabend und am Dienstag war ich in der Region Bremen, in einem Unternehmen des Maler- und Lackiererhandwerks. Die Aufgabenstellung an mich: "Die Betriebsorganisation".

Von Stuttgart bin ich mit dem Flieger nach Bremen geflogen und von dort mit dem Leihwagen zu meinem Kunden in der Region. Beim gemeinsamen Abendessen haben wir die Aufgabenstellungen für den Beratungstag verfeinert und konkretisiert. Die wichtige Aussage der Geschäftsleitung des Unternehmens: "Wir müssen immer mehr arbeiten und es kommt immer weniger dabei rum!"

Am Dienstag startete ich mit einer Betriebsbesichtigung und dem ersten Hinweis von mir: "Schafft Ordnung, räumt auf und bringt Eure Schreibtische in Ordnung!" Gemeinsam haben wir festgelegt, wie und wann diese Aufgabe erledigt wird. Ich habe die dafür notwendigen Hilfsmittel erklärt und aufgezeigt, wie es geht. Die Grundbedingung für die Unternehmenskapitäne ist die "Wohlfühloase" in den Geschäftsräumen. Wer kommt schon gerne morgens in ein Gebäude, in dem alles herumsteht und die Schreibtische pickepacke voll sind. Da tendiert die Eigenmotivation schon am frühen Morgen gegen Null.

Im Eingangsbereich des Büros werden Ablagekästen für die Geschäftsleitung und alle Büromitarbeiter aufgestellt. Es wurde vereinbart, dass niemand mehr irgendwelche Akten und Unterlagen, die von einer anderen Person bearbeitet werden müssen, einfach so auf dessen Schreibtisch abgelegt werden dürfen. Dafür gibt es die Posteingangskästen für jeden Mitarbeiter und jeder bestimmt jetzt selbst, wann er diese Unterlagen an sich nimmt. Durch farbige Hüllen ist gekennzeichnet, wie wichtig der Vorgang ist und beim Vorbeigehen sieht man sofort, ob etwas im Posteingang liegt und wie wichtig dieser Vorgang ist.

Der nächste Punkt war die Einrichtung eines gemeinsamen Zeitplansystems, in dem nicht nur die vereinbarten Termine des Tages, sondern alle Aufgaben, die zu erledigen sind, eingetragen werden. Jeder weiß jetzt, was, von wem und wann erledigt wird. Alle Termine und Aufgaben wurden mit den notwendigen Prioritäten versehen. Ganz wichtig war mir, dass die Herren sich Ihren Tag am Abend vorher vorbereiten und nicht den gesamten Tag verplanen, da immer Zeit für Unvorhergesehenes eingeplant werden muss. Das vermeidet den hausgemachten Stress!

Nach dem Mittagsimbiss, der auch mit Gesprächen über Veränderungswünsche und Mängel im Unternehmen ausgefüllt war, gingen wir gemeinsam an eine vollkommen neue Baustellenabwicklung, mit der Projektplanung, den dafür notwendigen Projektakten, den erforderlichen Unterlagen dafür und die dann wichtige Schulung und Einweisung der Mitarbeiter in die neuen Abläufe. Ziel soll es sein, die Mitarbeiter in den Baustellenablauf und die Baustellenorganisation mit einzubeziehen, die unproduktiven Zeiten erheblich zu senken, Kompetenzen und Verantwortungen aus der Unternehmensleitung in diesen Bereich abzugeben und damit der Geschäftsleitung die notwendige Zeit für die wirklich wichtigen Dinge der Unternehmensführung zu verschaffen. Ein wichtiger Bestandteil einer gut laufenden Baustelle ist ein Projekt-Flip-Chart! Dieses Hilfsmittel senkt die unproduktiven Zeiten, ich nenne sie auch gerne "Vergessen-Zeiten" erheblich.

Die Einführung eines aussagekräftigen Controllings, mit einer Finanzplanung, die vielen Möglichkeiten der Senkung der unproduktiven Zeiten in einem professionellen Projekt- und Baustellenmanagement, die Einführung von Checklisten und Ablaufplänen waren auch wichtige Themen dieser Beratung im Handwerk.

Am Ende des Tages wurde ein grober Zeitplan für die Umsetzung in kleinen Schritten, verteilt auf 1 Jahr, festgelegt.

Ich habe mich von nachdenklichen, aber sehr überzeugten, veränderungsbereiten Menschen verabschiedet und meine Heimreise nach Stuttgart angetreten. Die Mängel in diesem Unternehmen wurden transparent gemacht, aufgeschrieben, erste Umsetzungen eingeleitet und jetzt startet das Unternehmensleitungsteam in eine neue Unternehmenskultur, gestärkt mit dem Wissen, dass Veränderungen zwingend notwendig sind, um auch in Zukunft dem Markt noch anzugehören. Der Ausgleich der Waage zwischen dem Unternehmerleben und dem Privatleben spielt dabei eine entscheidende Rolle. Ich werde diese jungen Menschen dabei begleiten und die Fragen, die zwangsläufig auftreten werden, beantworten. Im nächsten Jahr bin ich wieder da und dann will ich sehen, was sich verändert hat. Da bin ich hartnäckig! :-)

Klaus Steinseifer 1

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