Effiziente Büroorganisation

12.02.2013

Schreibtischordnung

In deutschen Büros werden tagtäglich rund 20 Prozent der Arbeitszeit mit der zeitraubenden Suche nach gerade benötigten Unterlagen vergeudet. Das bedeutet nicht nur großen Zeitverlust mit entsprechenden Kosten. Es ist auch latent frustrierend, ständig die Papierstapel von A nach B zu sortieren, ohne ihrer letztlich wirklich Herr zu werden. Dabei lässt sich ohne großen Aufwand das Chaos beenden, meist an einem einzigen Tag.

Nicht nur bei den ausgesprochenen Messis unter den Büromenschen erlebt man übervolle Schreibtische. Sie gehören zum Alltag in einem Land, in dem jährlich rund 800.000 Tonnen Papier aus Laserdruckern oder Kopierern quellen. Übervolle Schreibtische und Ablagen sind es, die dazu führen, dass Unterlagen zeitraubend gesucht werden müssen, wenn sie gebraucht werden, falls sie überhaupt gefunden werden. Das setzt sich bei der Ordnerarchivierung fort. Die Ordner sind nicht nachvollziehbar beschriftet, selbst für den, der sie irgendwann einmal angelegt hat. Und richtig ärgerlich wird es für die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung. Die Suche gleicht einem Lotteriespiel.

Einhalt gebieten mit einer Radikalkur!

Alles runter vom Schreibtisch, bis auf die notwendigen Arbeitsgeräte wie PC und Telefon. Der Strukturierungsprozess beginnt, der innerhalb kürzester Zeit ein Wunder bewirkt. Nie wieder suchen müssen, sondern alles ruckzuck zur Hand, eine Archivierung, in der sich jeder zurechtfindet. Und vor allem: Arbeit, bei der man wieder Freude hat. Morgens an einen leeren Schreibtisch zu kommen motiviert eindeutig mehr, als das Chaos des Vortages vorzufinden.

Bevor es so weit ist - die Vorleistungen!

Es wird eine durchdachte Ablage installiert mit Ablagefächern für Eingang und Nachschlagen. Im Fach Nachschlagen wird ein Schnellhefter abgelegt, in dem sich immer wieder benötigte Informationen befinden (Telefonlisten, etc.)

Danach wird die Monats- und Jahresmappe eingeführt. In die Monatsmappe, mit Fächern für die Tage 1 bis 31, wandern die Unterlagen, die an dem dafür vorgesehenen Tag bearbeitet werden sollen. In die Jahresmappe, mit Fächern für die Monate 1 bis 12, werden Unterlagen abgelegt, die nicht im aktuellen Monat bearbeitet werden müssen, sondern vielleicht erst im nächsten, übernächsten oder noch viel später. So wird in das neu geordnete Büro auch gleich ein einfach strukturiertes Zeitmanagement integriert, das dabei hilft, Terminsachen pünktlich zu erledigen.

Auf dem Schreibtisch steht jetzt nur noch das wirklich Notwendige bereit. Jetzt beginnt der Teil der Chaosbeseitigung, der die größten Schwierigkeiten bereitet: das Sichten, Sortieren und vor allem Entmüllen der Unterlagen, die sich angesammelt haben. Jetzt ist es Zeit, alles zu entsorgen, was nicht gebraucht wird. Sie werden sich über die Menge wundern, die dabei anfällt! Der Prozess des Sichtens und Entsorgens setzt sich danach bei den Unterlagen fort, die in Ordnern archiviert sind. Alle Ordner werden nach einem einheitlichen System neu angelegt.

Legen Sie Ordner in mehreren verschiedenen Farben an. Sie signalisieren jeweils einen spezifischen Oberbegriff wie zum Beispiel aktuelle Angebot, Projektakten, Kundenakten, Marketing oder Verwaltung. Alle Ordner werden einheitlich beschriftet. Alle vorhandenen Stehsammler und Hängeregister werden durchforstet, entmüllt, neu sortiert und gut sichtbar neu beschriftet. Das gilt auch für die virtuelle Archivierung im PC. Auch dort wird die neue Bürostruktur umgesetzt.

Dieser gesamte Prozess ist nicht einfach. Die Mühen lohnen sich, denn bereits nach einem Tag ist ein Büroarbeitsplatz neu strukturiert und Sie dürfen die Früchte Ihrer Vorleistungen ernten. Ab jetzt beginnt jeder Tag an einem aufgeräumten Schreibtisch und in einem organisierten Büro.

Informationen zum Seminar Büroorganisation.

Sabine Graf-Werner

Sabine Graf-Werner

Die Autorin

Sabine Graf-Werner
Industriekauffrau, Office-Coach, Unternehmerin,
Referentin und Beraterin im Expertenteam der Steinseifer-Seminare für die Büroorganisation im Handwerk

Klaus Steinseifer 1

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